Бронирование отеля: документальные нюансы
Если речь идет о поездке на отдыха всей семьей и резервировании одного из столичных отелей в рамках планирования отдыха, то здесь требований к документальному оформлению будет не так много. С тем лишь уточнением, что ехать решено не за рубеж, а в один из городов России: при условии, что это будет бронь европейской гостиницы, к примеру, важность грамотного оформления приглашения растет (документ нужно будет показывать в посольстве для получения визы, а также на границе). Резервировать же отели на улице Большая Молчановка, к примеру, в Москве, или на Невском проспекте Петербурга, для частных постояльцев много проще. Точнее, сложностей и особенностей данного процесса будет меньше: достаточно связаться с администрацией, оговорить условия, и можно обойтись даже простым электронным письмом с приглашением.
А что, если это не частная поездка, а собрание крупной группы представителей коммерческого рынка в рамках проведения масштабной выставки, конференции, переговоров касательно инвестиционного проекта и т.д. Здесь организатору нужно предусмотреть все, до мелочей. В том числе, и заказать номера в выбранной гостинице на всех приглашенных персон, собственных сотрудников и специальных гостей. Ибо вряд ли компания, которая затеяла столь масштабную и серьезную акцию, будет выглядеть в глазах партнеров привлекательной в инвестиционном плане или с точки зрения перспектив долгосрочного сотрудничества, если даже организовать подобное мероприятие ей не удастся.
Конечно, для таких деятелей рынка многое упростилось с появлением онлайн сервиса резервирования. Теперь, чтобы забронировать отель на Левобережной улице для всех ожидаемых гостей. Не нужно ехать в столицу или долго вызванивать менеджера гостиницы, который непременно окажется трижды занят, несколько раз забудет перезвонить и будет неделю уточнять возможность предоставления скидки за «оптовый заказ». Хотя и здесь есть свои нюансы, которые непременно нужно учесть.
1. Электронный ответ от администрации комплекса вряд ли будет расценен, как весомый аргумент, если в отеле потеряется запись об осуществлении бронирования. Сложна же представить, как будет себя чувствовать заказчик, заставляя собравшихся гостей ждать несколько часов, пока он уладит эту проблему. Избежать подобных казусов не сложно: нужно требовать от администрации факсимильное подтверждение брони.
2. Кроме того, приглашение должно оформляться на фирменном бланке отеля.
3. В документах непременно должны быть указаны полные имена и фамилии всех ожидаемых постояльцев (списки нужно сверить заблаговременно), а также правильные даты заезда и выселения.
