Варианты сокращения расходов на печать документов


Варианты сокращения расходов на печать документов

Вызванный пандемией кризис заставил многие компании искать пути снижения затрат. Внимательно изучая статьи расходов, некоторые бухгалтера обратили внимание на закупку бумаги, обслуживание печатающих устройств и другие сопутствующие расходы, связанные с распечаткой документов. При отсутствии контроля за процессом печати до 40% расходов являются непроизводственными. Они возникают из-за большого количества личных распечаток, игнорирования режима чернового режима, неэффективного использования парка принтеров и МФУ.

Можно ли снизить расходы на печать? Да, если обратиться к специалистам. Как снизить расходы на распечатку документов и чем аутсорсинг офисной печати отличается от покопийной печати рассказали эксперты компании Копи-Консалтинг.

Что такое аутсорсинг

Передача связанных с распечаткой документов процессов сторонней организации позволяет оптимизировать расходы. При этом уменьшается нагрузка на технических специалистов компании, уменьшается количество личных распечаток, исключаются форс-мажоры из-за поломки техники.

Специализированная компания-аутсорсер:

  • С помощью специального программного обеспечения проводит аудит печати (выясняет кто и сколько печатает, какие принтеры недозагружены, какие работают на пределе возможностей и т.д.)
  • Разрабатывает проект снижения затрат на печать
  • Настраивает печатающие устройства, иногда перемещает их между отделами или заменяет
  • Поставляет расходные материалы (бумага, заправка тонера) и проводит плановое обслуживание техники
  • Мониторит специальным ПО процессы печати, анализирует данные

В первые месяцы сотрудничества с аутсорсером наблюдается снижение затрат на печать порядка 15 %. Цифры могут быть и больше. Все зависит от беспорядка, которые был с процессами печати до проведения аудита.

Что такое покопийка

Еще один вариант передачи процессов печати сторонней организации — заключение «клик-контракта». Он предполагает оплату в конце месяца за количество распечатанных страниц. Расходы за бумагу и тонер уже включены в стоимость.

Покопийка, в отличие от аутсорсинга, не предполагает аудит печати и отслеживание непроизводственных расходов. За этим сотрудникам фирмы придется следить самим.

И аутсорсинг и покопийка имеют свои преимущества. В краткосрочной перспективе «клик-контракт» кажется более выгодным, так как не нужно оплачивать аудит. А вот в длительном периоде именно аутсорсинг позволит существенно сократить расходы.

Читайте также

Оставить комментарий

Подтвердите, что Вы не бот — выберите самый большой кружок: