Преимущества электронного документооборота
Лишь малая доля компаний в настоящем времени продолжает заполнять бумажные документы вручную. Всю бухгалтерскую первичку можно создавать и передавать с помощью программ. Электронный документооборот предоставляет возможность контрагентам обмениваться файлами через Интернет.
Пересылать документы можно на e-mail, однако наиболее удобным способом является подключение к системе ЭДО. Одним из таких операторов является сервис «Comply.Consent» https://consent.comply.ru/, который не изменит привычной формы работы компании, а лишь оптимизирует работу сотрудников.
Экономия финансов
Используя ЭДО исчезает надобность печатать и подписывать документы. Тем более, что на бумагу, печать и доставку компания выделяют немалую часть расходов. Документация подписывается электронной подписью (КЭП), которая приравнивается к натуральной и является юридически значимой.
Высокая скорость операций
Работники тратят большое количество времени на формирование, подписание, согласование, отправку бумажных носителей. Электронный документ – цифровой файл, обмен происходит мгновенно, причем сервис фиксирует все действия, которые выполняют контрагенты – получение, подписание. В системе всегда можно отследить, в какой стадии он находится. Таким образом, у сотрудников освобождается время, которое можно потратить на решение других задач, связанных с расширением и масштабированием производства.
Хранение данных и безопасность
Для электронного хранилища используются облачные технологии. Документы хранятся на сервере неограниченный срок, причем доступ обеспечен в любое время из любой точки мира. Что касается безопасности – 100% конфиденциальность. Все данные защищены шифрованием. Кроме этого:
- для пересылки используются средства криптографии;
- доступ сотрудников контролируется;
- действия с документами отражены в протоколе;
- резервное копирование обеспечивает сохранность архива.
Автоматизация
Еще одно преимущество – автоматизация операций. Система настроена на автоматические действия, начиная от создания документа и до сдачи его в архив. Сервис проверит срок действия КЭП, соответствие формату, сообщит об ошибке. Система ЭДО позволяет проводить аналитические исследования, что дает возможность оперативно реагировать на реальную ситуацию и принимать эффективные решения.
Автор: Денис Никулин
